ANALISI DEI TASK

Obiettivi

Si tratta di un’analisi sequenziale del modo in cui l’utente realizza il compito desiderato, interagendo con un’area specifica del sito o applicazione web. Questo permette all’Information Architect di analizzare attentamente ogni step che l’utente compie per completare l’azione.
Nelle fasi iniziali del progetto, l’analisi dei task viene svolta ad un alto livello di astrazione. L’obiettivo infatti è quello di esplorare i task nel loro complesso e le relazioni tra essi, non di definire tutti i dettagli di ogni task e la concatenazione tra questi.

Per mezzo di interviste e osservazioni, si individuano gli obiettivi degli utenti e le azioni (o task) associate ad ogni obiettivo.
L’esecuzione di un task coinvolge moltissimi aspetti dipendenti o meno dall’utente che lo svolge (es. flusso di lavoro, utenti coinvolti, punti decisionali o di verifica, ecc.).
Di ogni task preso in considerazione quindi si possono mettere in luce elementi diversi, da analizzare e utilizzare in fase di riprogettazione del task.

Modelli di Task Analysis

Ci possono essere almeno otto modi per presentare i task dell’utente.

Workflow Diagram: molti task sono collaborativi, cioè sono svolti da più persone, che possono fare parte di più organizzazioni o società e possono essere diluiti nel tempo. I task di questo tipo di solito sono composti da un numero elevato di step. Isolate i principali step, soprattutto quelli che prevedono il passaggio delle informazioni da un utente all’altro. Il diagramma può mostrare come gli artefatti vengono modificati nello svolgimento degli step (es. ordini, moduli riempiti, ecc.). Questo metodo ha il vantaggio di fornire un quadro completo del flusso di lavoro, evitando di concentrarsi troppo presto su dettagli o su parti più circoscritte del task.

Task List: per progettare un prodotto efficace, è necessario conoscere i task che l’utente deve compiere. Inizialmente la Task List viene fatta ad alto livello. Nello scendere di dettaglio, è utile eliminare i duplicati o distinguere i task che sono chiamati con lo stesso nome ma non sono identici.

Task Sequences: le sequenze di task sono liste ordinate che presentano l’ordine con cui i task solitamente vengono svolti, per capire quali sono le microsequenze che non possono essere variate. La differenza con la Workflow Analysis consiste nel fatto che nella task sequence solitamente si analizza la sequenza effettuata da un solo utente. Nella sequenza vanno indicate le sequenze alternative che possono essere seguite in circostanze particolari.

Task Hierarchies: la relazione tra task può essere chiarificata mostrando la loro struttura gerarchica. I task al top della scala gerarchica sono i più vicini agli obiettivi che l’utente sta cercando di raggiungere, mentre quelli più in basso mostrano le attività singole attraverso le quali l’obiettivo viene raggiunto. Alcune attività non hanno un ordine ben preciso, altre sono svolte in periodi particolari (durante la giornata, nella settimana, ecc.). La Task Hierarchy può limitarsi ai livelli più alti, o può sviluppare i livelli più bassi per identificare i sottotask.

User/task matrix: lo scopo di questa modalità di presentazione è quello di comparare la lista di task e la loro sequenza tra i vari utenti identificati nei Profili Utenti. Alcuni gruppi infatti possono non eseguire mai un task, mentre altri lo eseguono con maggiore frequenza. Questo permette di capire se c’è relazione tra un ruolo e un task, e se una stessa figura professionale assume più ruoli.

Detailed task description form procedural analysis: a volte è necessario raccogliere molte informazioni per poter capire un task molto complesso. Un’analisi dettagliata può includere una descrizione step-by-step, segnando i punti decisionali più importanti, gli artefatti prodotti, le varianti, i supervisors.

Task Flowchart: mostra in maniera sintetica gli step e i punti decisionali. E’ utile per capire le procedure correnti, per mostrare i percorsi alternativi e i percorsi che nascono da elementi condizionali. Si parte dalla causa scatenante (es. fine mese per compilazione timesheet) e si ridisegna il flusso, inserendo i punti decisionali (diamanti), le azioni (rettangoli), gli elementi condizionali, ecc. Per task molto complessi, può essere utile creare flowchart di sotto-task. Realizzare i flowchart serve per capire, anche visivamente, se esistono percorsi troppo complessi (es. nel caso di errore), se ci sono loop o se alcuni step sono poco significativi.

Task scenarios: è una storia, che può avere come soggetto l’utente, il suo lavoro, l’ambiente, il modo in cui il task è svolto o la combinazione di tutti questi elementi. Raccontare delle storie ha il vantaggio di dare vita a situazioni, persone e eventi reali. Inoltre permette di sottolineare elementi di cui tenere conto nella progettazione, come ad esempio ostacoli, aiuti, valori e altro ancora. Gli scenari possono essere sintetici ed oggettivi, oppure indugiare di più sui dettagli.

Sulla base dei dati raccolti durante le interviste o le osservazioni, in fase di Architecture è possibile riorganizzare i task per priorità e gerarchie, basandosi sull’importanza dell’obiettivo e sulla frequenza di esecuzione. Ogni task deve essere diviso e organizzato in sotto-task, definendone sequenzialità e relazioni.